【日文學習】如何用日文委婉拒絕日本上司的提案?|Amber.L


在日本社會,「上下關係」(你可以把它想成「階級秩序」)深根在整個族群裡面,也是跟日本職場上最需要注意的地方。只要在日本職場工作過的人都知道,日本職場上到處能見到「上下關係」的影子,舉例來說,跟上司喝酒要記得幫上司倒酒、點酒;上司講錯話下屬不能當面指正上司的錯誤等等。

記得以前聽過一位在日本工作好幾年的台灣人說過,他進的公司是非常傳統的日本企業,他說有一次跟幾個同事以及日本上司出去談公事,結果日本上司很明顯得講錯了一個地方,那位台灣人馬上就指出上司剛剛講的話哪裡錯,應該是這樣才對,據說當場他的同事們全都嚇出一身冷汗,因為在日本社會裡很少有下屬會直接指正上司的錯誤。

但是如果日本上司講的觀點真的是錯的、或是上司的指示下達錯誤的時候,要怎麼去跟上司反應,又不會讓人覺得你是一個沒有禮貌的人呢?以下我整理出五點,教你如何「委婉」的拒絕上司的提案的方法。



1.善用前置詞


在想要要求對方做一件很困難的事的時候、或是想要向對方道歉的時候、以及想要拒絕對方的時候,日文裡很常使用「すみませんが」、「大変申し訳ありませんが」、「大変恐縮ですが」這些前置詞,給對方有個底之後,再說出婉拒的內容、或是請求的內容之類的。
 
簡單來說,前置詞的使用就像是緩衝劑一樣,讓你比較不會因為直接拒絕別人而傷了和氣。對上司說「不」的時候,多使用前置詞也可以多多使用這些前置詞,讓溝通更順利。


2.先接受對方的意見


我在「這些日本職場禁忌要注意」這篇文章裡有分享過,不管是任何時候,想要提出自己的意見之前,你都應該先接納對方的意見,不管你是認同還是不認同。你要先讓對方覺得自己的意見是有被聽進去的,要給對方一個尊重,再提出自己的意見才是比較好的。
 
反觀,如果自己在表達自己的意見時,你的意見完全沒有被聽進去,然後就直接被別人拒絕掉或是直接被忽略,是不是非常不好受?己所不欲,勿施於人,這個在任何一個國家的職場都可以通用。
 
所以說,在拒絕上司的意見的時候,如果先在前面加一句「おっしゃることはごもっともですが、、」(您說的有道理但是...)、「おっしゃる通りですが、、」(您說的對但是..)、「さようでございますが、、」(確實是如此但是...)的話,不但可以讓人感受到你是有在聽對方的意見的,也會讓人覺得你是一個很有禮貌的人,在對方印象裡自然會加分不少。

3.使用委婉的句子


在中文裡,我們拒絕別人的時候,也不太會直白的拒絕別人,日文也一樣。與其說「我覺得這個方案不行」、或是「我覺得你的想法不行」這樣直白的指正對方的錯誤,講「這個方案是不是有點難執行?」「以目前的狀況來說,會不會有點困難?」是不是聽起來帶一點客觀性,聽起來比較順耳。日文中可以用「少し厳しいのではないでしょうか」、「ちょっと難しいように思われますが」這些委婉的說法來拒絕上司,比較不會讓上司反感。


4.說出拒絕的理由


在用完前置詞以及委婉的句型表現之後,這時候再補上一句為什麼覺得上司的指令、提案不好的理由,會更能讓上司聽進去。在商業的世界裡,沒有人會想聽你的主觀意見,你必須要有數據或是證據來證明你拒絕的理由是對的,而上司的提案是錯的才是拒絕上司的最有力的說法。


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5.提出替代方案


在委婉拒絕上司,提出拒絕的理由之後,如果不講出所以要怎麼做改善目前的方案的話,那麼你之前的努力就全白費了。在商業世界裡,講求的是解決問題的能力,如果你只會一味的出一張嘴,反對別人的意見,自己又不提出更好的方案的話,沒有人會想理你。所以,記得在反對上司的意見之後,再提出自己覺得更好的方案,才是最好的拒絕上司的方法



以上就是在日本企業上班,要拒絕上司時應該要走的SOP。我聽過幾位外國同事在拒絕上司的時候,很直白的就拒絕上司的意見,因為他們認為錯就是錯,就應該要指正對方,而鬧得氣氛有點僵硬,對方到頭來也沒有聽你的意見,如果是真的對公司好的意見的話,那就更應該要採取更好的溝通方式,讓對方願意接納自己的意見。當然,在做完以上的「溝通SOP」之後,上司還是決定不採用的話,你也只能聽從上司的意見,畢竟決定權還是在上司手上。


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