「內切圓」式的工作處理態度如何適應「外接圓」式的日本職場|Amber.L


對日本這個國家的印象一直都是「井然有序」的。像是SOP化的日本服務業,什麼時候該做什麼對策,都在入社時被灌輸一套制度;又像是日本文化中的「上下階級關係」,讓日本人在待人上面也有一套明確的規範。這無一不反映出日本是一個凡事都喜歡建立規範的國家。在這個國家的企業工作,原以為就像我對於日本社會的理解一樣,在日本公司上班應該也有一套明確的規範、以及明確的工作範圍,但實際進入日本企業後,發現這套規則似乎不適用於日本職場上。


沒有明確業務範圍的日本職場


日本人材業界前五大的人力資源公司「PERSOL」在今年2月發表了一份「針對在日工作的外國人的就業實態・意識調查」(原文:日本で働く外国人材の就業実態・意識調査)研究報告書。這份報告書有一項針對「外國人對日本企業的不滿」的調查,其中,佔前十名不滿的選項中有一項「沒有明確的業務範圍」讓我感同身受。


我目前在日本的房地產開發公司工作,所屬的建案推進部門的主要目標是「不要讓預算超過」以及「確保大樓能夠如預期的時間蓋好」這兩項任務。但是實際上要做的工作內容五花八門:從跟政府協調建案設計、和建築師討論大樓設計,到跟銷售大樓的人員討論廣告製作、銷售金額的決定等等都要一手包辦。而一項建案是由前輩跟我兩個人負責,光是一項建案就要處理這麼多工作,更何況我們兩人同時要負責3項建案的推進,如何有效率的達成目標就變得很重要,也因此我認為我應該要跟前輩做好分工合作才能夠有效率的達成目標。

而作為一個識相的外國人,身處在「上下階層」明確的日本企業裡,跟日本人前輩一起組隊工作的時候,我一直都認為我在小組裡扮演的角色應該是跟在前輩後面,做好前輩交代給自己的工作。然而,事實上前輩從來不會給我指示要去做什麼工作,以至於新人的我常常不知道現在應該要做出什麼行動、或是什麼對策;又或者是很多時候,我認為某些工作應該要由我去做的,然而前輩也在做同樣工作,不然就是那些工作已經被前輩做完了。
 
這搞得我非常混亂,不知道要如何發揮自己的所能去工作。


「外接圓」式的日本職場模式


曾經有作家把對於工作處理的方式以數學的「外接圓」和「內切圓」來比喻。有一個明確的工作範圍跟工作權限、只做你的職責內該做的事的工作處理態度可以稱作「內切圓」式的工作處理模式;反之,職責外的工作也做的工作處理態度可以稱作「外接圓」式的工作處理態度。而日本職場的工作態度是屬於「外接圓」式的,和有明確工作範圍、只做職責內工作的「內切圓」式的歐美、中國等其他國家的企業文化有所不同。


在歐美的公司,每個職位都有一個明確的工作職責、以及明確的業務範圍,在團隊裡擔任的角色也分割的很清楚。只需要把份內的事情做好就可以了,出了什麼問題就是自己要承擔責任。就像下圖的內切圓圖一樣,A、B、C只需要做份內的事,不是自己的工作範圍的業務就交給其他人處理。這樣的好處是業務內容不會跟彼此重複,但是要把圓相接起來的話就需要一套清晰的規範。


反觀,外接圓式的工作處理方式如下圖所示,A、B、C除了做好應該要做的事之外,沒有被指示要去做的事情也要做。外接圓式的工作方式的缺點是每個人做的事情可能會重複,但是好處是如果今天有狀況發生,是整個團體去承擔責任,去處理問題,這樣也比較能夠臨機應變。



這也是為什麼日本職場上最讓人不能接受的就是成為「指示待ち」的人(譯:等待被下指令做事的人)。我曾經跟主管以及前輩溝通過,希望能夠分清楚每個人的做事的範圍,這樣就不會發生同一件事情有兩個人在做的狀況發生,也會比較有效率。但是主管回答我說:「如果分工的話,你只會做份內的工作,很容易成為「指示待ち」的人,公司不希望培育只會「指示待ち」的人材。」,並暗示我要我主動去搶其他前輩們的工作來做,學會「主動工作」。


主動溝通或許是適應日本職場的第一步


剛進公司的時候被說要「搶前輩的工作做」、「要主動工作」不太能理解,但工作一年後,漸漸有點抓到訣竅。
 
我開始在上班前都會跟前輩匯報今天我要做的工作,一方面是不讓前輩跟我做同樣的事,一方面也是讓前輩覺得我是一個主動的人,會去領導工作進行的人。有時候即使是我沒有做過的工作,在主動提出自己可以做的時候,前輩會判斷這個工作適不適合自己做,如果適合的話就放手讓我去做,並教導我要怎麼做;如果前輩判斷這個工作不適合我做的話,他就會說這個由我來做就好。
 
懂得「主動工作」後,我發現這能幫助自己不管是在人格上面,或是考績上面多少都會受到好的評價。雖然對於日本的「外接圓」式的工作方式還是不太能適應,但是或許能靠著多跟人溝通,減少彼此的摩擦,進而達成部門目標。